Skip to content

PEP Dezember 2012

Im Rahmen meiner Aktion "papierloses Büro" scanne ich derzeit auch sämtliche Personaleinsatzpläne der letzten Jahr(zehnt)e ein, die bei mir bislang einen kompletten Aktenorder prall ausfüllen.

Seit ein paar Jahren drucke ich bei Feiertagen immer irgendwelche bunten Bildchen in die Pläne, damals habe ich sie noch ganz altmodisch mit vielen bunten Aufklebern aus Klatschmagazinen dekoriert. :-)


Trackbacks

No Trackbacks

Comments

Display comments as Linear | Threaded

hans12 on :

Warum scannst Du noch so alte Pläne?
Haben die noch eine Relevanz?

Legst Du die Scans in einem richtigen Archivsystem / Datenbank ab, oder einfach nur auf Platte?

Paule on :

Das frage ich mich auch.
Die Pläne existieren doch bereits auf Papier, es gibt auch genug Platz (Halle) um sie einzulagern.

Warum also sich die Arbeit machen und den ganzen alten Kram auch noch einscannen? Ist doch nur verschwendete Lebenszeit.

Nicht der Andere on :

Papier und noch dazu Archivpapier einzuscannen hat dann aber doch wenig mit "Papierlosem Büro" zu tun. Das Papier soll ja gar nicht erst benötigt werden. Und, naja, auf den prall gefüllten Urlaubsordner kommt's auch nicht drauf an. Ab in die Halle mit dem aufzuhebenden Papierkram, nach 10 Jahren weg und gut ist's. Da würd' ich nicht noch Zeit für's Scannen reinstecken.

Peter G. on :

QUOTE Nicht der Andere:

Papier und noch dazu Archivpapier einzuscannen hat dann aber doch wenig mit "Papierlosem Büro" zu tun. Das Papier soll ja gar nicht erst benötigt werden. Und, naja, auf den prall gefüllten Urlaubsordner kommt's auch nicht drauf an. Ab in die Halle mit dem aufzuhebenden Papierkram, nach 10 Jahren weg und gut ist's. Da würd' ich nicht noch Zeit für's Scannen reinstecken.


Das stimmt. Zum Teil. Denn irgendwann muss man ja, um ein Papierloses Büro zu werden, altes Einscannern und das alte dann einlagern/entsorgen/wegschaffen.

Hier habe ich letzte Woche angefangen, alte Ordner nach und nach einzuscannen und die Ordner dann einzulagern, macht zwar etwas Arbeit, aber es ist schon schön, wenn sich die Regale im Büro nach und nach leeren.

SPages on :

Wichtig dabei ist zumindest auch eine durchdachte Ordnerstruktur und aussagekräftig Dateinamen. Ein Datenbank dahinter hilft natürlich evt. bei der Archivierung und vor allem beim wiederfinden, weil du jedem Objekt (Datei) viele eindeutige Merkmale zuordnen kannst.

Georg on :

und wenn dann die Technik verreckt dann gibt es keine Belege mehr..............

Jako on :

Wie weit bist Du eigentlich mit Deinen Vorbereitungen auf die DSGVO? Dieser Beitrag liest sich fast so, als würdest Du um ein Bußgeld quasi betteln. 8-)

Josef on :

Wieso?
Vielleicht enthalten die Dienstpläne bloß die Initialen oder Personalnummern oder sowas. Damit wäre der Datensparsamkeit Genüge getan. Ob man aber selbst sowas nach zehn Jahren verschrotten _muss_, weiß ich auch nicht.
So oder so: Die Anwälte werden sich freuen.

Jako on :

Inwiefern wäre der Datensparsamkeit Genüge getan? Im Gegenteil, blieben es doch personenbeziehbare Daten! Und die werden bitte (auch bisher schon) gelöscht, sobald der Grund der Speicherung entfällt.

SPages on :

In Dienst/Schichtplänen (allgemein zugänglich) ist die Nennung des Mitarbeiternamen und ob er an einem bestimmten Tag arbeitet oder nicht zulässig. Nicht zulässig ist eine Aussage warum ein Mitarbeiter nicht Arbeite wie z.b. frei, Urlaub, Krank usw. Es darf eine neutrale Kennzeichnung seiner Abwesenheit erfolgen.

Warum Björn die Schichtpläne Archivieren will, erschließt sich mir allerdings auch nicht. Er verfügt ja für die Anwesenheit über die "Zeiterfassung". Damit entfällt, wie schon hier erwähnt, der grund zur Speicherung der Schichtpläne.

Jako on :

Richtig, dass solche Pläne gemacht werden ist selbstverständlich durch Art. 6 DSGVO gedeckt; die jahrzehntelange Aufbewahrung aus gutem Grund aber eben gerade nicht.

Verstehe nicht wirklich, warum man das noch extra Jahre später einscannen und sich so Art. 15 DSGVO aussetzen sollte. Es gibt ja bekanntlich einige ehemalige Mitarbeiter, mit denen man nicht im Guten auseinander gegangen ist (so weit, so normal). Aber denen muss man jetzt ja nicht zwingend eine solche Angriffsfläche bieten.

Wupme on :

Bitte mal in die neue Verordnung ordentlich einlesen, und nicht immer DSGVO schreien wenn irgendwo Daten gespeichert werden....

Jako on :

Ja genau, einfach mal ordentlich lesen: Art. 5 Abs. 1 lit. e. DSGVO.

Peter G. on :

Moin Björn,
auf welche Lösung setzt du? Ich bin seit letzter Woche "Mayan EDMS" am testen und so wirklich sagt mir das nicht zu.

Add Comment

Standard emoticons like :-) and ;-) are converted to images.
:'( :-) :-| :-O :-( 8-) :-D :-P ;-) 
BBCode format allowed
Welche Farbe hat der Himmel?
Form options