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Meine E-Mail-Verwaltung

Ich wundere mich immer, wenn Firmen eine eigene Domain haben, als E-Mail aber dann eine ganz andere Adresse angeben, häufig "@t-online.de"-Adressen. Historisch gewachsen? Zum doof/faul, POP3 zu konfigurieren und einen entsprechenden Client zu benutzen? Keine Ahnung.

Einfach nur so möchte ich euch mal darlegen, wie ich meine E-Mails verwalte und was ich sonst noch so mit E-Mails anfange.

Ich habe ja nun einige eigene Domains und bin prinzipiell auch ein großer Freund davon, diese für E-Mails zu nutzen. Seit Ewigkeiten schon besitze ich eine Lizenz von "The Bat", allerdings benutze ich dieses Programm sein ein paar Jahren schon gar nicht mehr.
Wir hatten damals alles mögliche konfiguriert. Newsletter, Lieferanten, Freunde, Social Media, Familie, Firma, Mitarbeiter und so weiter und so weiter. Es war ein schier unüberblickbarer Haufen an definierten E-Mail-Adressen (lieferanten@harste-online.de, bjoern@harste-online.de, regional@harste-online.de usw.), Verzeichnissen und entsprechenden Filtern, die wir bei The Bat eingestellt hatten. Das war so gut organisiert, dass es letztendlich im reinsten Chaos endete, zumal man die meisten Dinge sowieso nie wieder nachgeschlagen hat und nur für den "könnte ja mal nützlich sein"-Fall im Archiv lagen. Abgesehen davon, waren sämtliche Spamfilter nutzlos oder unglaublich kompliziert so konfigurieren – mit entsprechenden Konsequenzen.

Für das Blog hier hatte ich irgendwann mal die bekannte Adresse bei Google-Mail eingerichtet. Ich hatte noch eine alte Adresse bei web.de und das war und ist ein ganz fürchterliches und unübersichtliches Ding. G-Mail ist da ganz anders, richtig praktisch. Auf diese Mails konnte ich jederzeit von jedem Rechner zugreifen, sogar vom mobilen Gerät. Dazu kommt, dass der Spamfilter wirklich gut funktioniert. Ich bin sehr glücklich damit, auch wenn Google immer wieder kritisiert. Ich mag deren Produkte einfach…
Das ging so weit, dass ich irgendwann mal für sämtliche E-Mails meiner sämtlichen Domains (die sowieso schon an eine zentrale Adresse zusammenliefen) eine Weiterleitung auf den Google-Mail-Account eingerichtet habe. Seit dem benutze ich das eingangs erwähnte Mailprogramm nicht mehr und alles läuft hier an einem Punkt zusammen.

So weit, so gut…

Bei täglich mehreren Dutzend E-Mails wird sowas schnell unübersichtlich. Der Versuch, irgendwelche liegengebliebenen Mails zu beantworten, wird irgendwann absolut unmöglich. Es musste eine neue Organisation her.

Ich richtete vor rund fünf Jahren eine neue Mailadresse bei Google ein, die ich ausschließlich als Backup benutze. Jede E-Mail, die bei shopblogger@gmail.com landet, wird automatisch einmal auch in das Backup-Postfach weitergeleitet. Das Backup-Postfach ist übrigens mittlerweile zu fast 100% gefüllt (14,7GB von 15GB), so dass ich dafür tatsächlich in den nächsten Wochen mal auf die Bezahlversion upgraden werde. Zwei Euro im Monat für praktisch unbegrenzten E-Mail-Speicherplatz sind ein guter Preis.

Im Hauptpostfach liegen aktuell lediglich knapp 60 Mails. Alles, was nicht wirklich wichtig ist oder nur zur Kenntnis genommen werden möchte (z.B. Benachrichtigungen und Newsletter), lösche ich ziemlich kurzfristig, so dass wirklich wichtige Dinge nie gänzlich versumpfen können. Damit komme ich seit mehreren Jahren wunderbar zurecht und würde auch nicht auf ein anderes System umsteigen wollen. Muss natürlich nicht für jeden gelten, aber ich habe so meinen Weg gefunden.

Es gibt sogar für mich persönlich noch eine Steigerung: Inzwischen benutze ich die E-Mail-Funktion sogar vollkommen zweckentfremdet als Merkzettel für alle möglichen Dinge. Irgendwelche Kleinigkeiten, die mir ein- und auffallen, aber nicht sofort erledigt werden können, schicke ich mir einfach selber per Mail. Habe ich dann morgens am Schreibtisch verfügbar und kann mich in Ruhe darum kümmern.

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Kommentare

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DerBanker am :

Mir selber Mails schreiben als Notiz mache ich auch gern.

Von meinem Provider habe ich privat schon allein bis zu 50 Mailaddys, die ich zu den unterschiedlichsten Zwecken einsetze. Einige Zwecke haben sogar eine eigene Adresse für sich allein.
Ein nochmal vorgeschaltetes kleines Mailprogramm zeigt mir an, welche Mail auf welche der Adresse geht. Wirklich sehr praktisch, wenn da z.B. Phishing-Mails einschlagen - ich kann mich nicht erinnern, dass eine von denen schon mal die richtige Mailadresse erwischt hat.

Rumpel am :

QUOTE:
Mir selber Mails schreiben als Notiz mache ich auch gern.


Das mache ich auch hin und wieder.
Nur um mich dann 2 Minuten Später zu freuen "Hey ich hab ne Mail" und dann war es doch nur meine eigene Notiz...

Ingo am :

Ich hätte dir ja schon lange irgendeine Kiste hingestellt, die das vor Ort handhabt. Kostet einmalig für die Hardware, danach nur Strom und ist platzmäßig nicht so limitiert. Und man ist nicht von irgendeinem Anbieter abhängig.

Rafostos am :

Das beste bei google: die Labels!
Die mailsortierung ist besser gelöst als bei anderen Anbietern. Man kann einer Mail beliebig viele und frei definierbare Labels zuordnen. Also keine klassische Ordnerstruktur sondern nach einem Datenbankprinzip.

blub am :

Und mit Google Apps for Work gibt es das ganze auch noch mit der eigenen Domain.
Kostet nur mittlerweile auch etwas. Ich habe noch einen kostenlosen Account von anno dazumal.

Richard am :

Google Apps for Work ist echt klasse, gerade in der Unlimited-Version. Da hat man dann auch direkt die (gesetzliche vorgeschriebene) Archivierung von E-Mails mit drei Klicks erreicht. Der Serverstandort ist zwar nicht schön, aber wichtige Daten laufen bei uns eh über SSL oder per S/MIME/PGP verschlüsselt.

Droelf am :

Mit dieser Art von Verschluesselung stellst Du nur sicher, dass Deine Daten auf dem Weg zur US/Googleanalyse nicht auch von noch anderen gelesen werden kann ... 8-)

Andreas2 am :

und alle ignorieren das Thema Datenschutz, indem sie ihre Mails bei dieser US-Firma ablegen :-)

Rumpel am :

Als wäre der bei Deutschen Unternehmen besser.

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