Der Shopblogger

Unsere wöchentlichen Personaleinsatzpläne erstelle ich schon seit Ewigkeiten mit Hilfe einer Tabellenkalkulation. Anfangs rein zweckgebunden um die Namen, Tage und Zeiten ordentlich in Reihen und Spalten darzustellen.

Im Laufe der Zeit ist die Datei immer weiter gewachsen. Ist ein schönes Übungsstück, bei den vielen unterschiedlichen Tabellen Kalkulationen und Berechnungen einzufügen. Inzwischen hatte ich die Tabelle so weit, dass sie mir pro Mitarbeiter die in der Woche anfallenden Stunden, inklusive Abgleich mit dem Soll-Stundensatz zur Errechnung von Über- oder Minderstunden, anzeigt.

Vor einer Weile hatte ich dann noch im unteren Bereich die planmäßigen Gesamt-Wochenstunden mit den tatsächlichen Wochenstunden abgleichen lassen. Das war aber alles nur rein informativ für mich. Ich plane so viele Leute, wie meiner Meinung nach notwendig sind. Wenn ich hier knallhart auf die Zahlen gucken würde, ließe sich da sicherlich noch einiges wegrationalisieren, aber dafür wäre die Stimmung hier vermutlich auch nicht mehr so entspannt, wie sie ist und wofür wir auch bei unseren Kunden bekannt sind.

Nun habe ich in die Datei mal noch eine weitere Funktion eingebaut, die natürlich nicht auf der ausgedruckten Version der Pläne an unserer Pinnwand erscheint: Bei jedem Mitarbeiter ist der Brutto-Stundenlohn hinterlegt, wodurch ich pro Nase und insgesamt die wöchentlichen Personalkosten sehen kann. Hinzu kommen natürlich noch die Lohnnebenkosten, aber das ist für meine Idee dahinter nicht weiter relevant.

Wie jeder weiß, folgt im Herbst eine erhebliche Mindestlohnerhöhung. Ich fände diese Mindestlohnerhöhung sinnvoller, mit der Meinung stehe ich auch nicht alleine da, wenn sie ausdrücklich nicht für Minijobs gelten würde. Wer jetzt schon an der 450-Euro-Marke hängt, wird nicht einen Euro mehr bekommen, sondern nur etwas mehr Freizeit im Monat haben. Trotz meiner Kritik müssen wir damit leben und parallel dazu werden sich die Gehälter der nicht als Aushilfen beschäftigten Mitarbeiter fairerweise wohl auch etwas weiter nach oben bewegen.

Das ist dann aber alles insgesamt keine ganz unbedeutende Veränderung in den Lohnkosten und da greift dann meine kleine Erweiterung in der PEP-Datei. Da wir nicht mehr Geld verdienen werden, bleibt da nur zukünftig bei den zu planenden Stunden der Einsatz des Rotstifts, um die Kosten im gewohnten Rahmen zu halten.

Dann sind abends nicht mehr fünf sondern nur vier Leute hier und auch sonst muss man ggf. Abstriche machen, aber vor dem Problem werde ich ja nicht nur alleine stehen. Vielleicht verändert sich nach der Mindestlohnerhöhung auch das gesamte Preisgefüge im LEH ein Stück nach oben, wer weiß das schon …

Natürlich sind wir jetzt schon dabei, in Findorff auch etwas tiefgründiger aufzuräumen. In den Ecken des Büros lagen noch etliche Ordner mit Unterlagen, die teilweise für uns wichtig, aber nicht aufbewahrungspflichtig sind (z.B. BWAs, Ladendiebstähle und Bewerbungsunterlagen) oder die zwar eine Weile archiviert werden mussten aber mittlerweile entsorgt werden können, zum Beispiel Personalunterlagen oder Personaleinsatzpläne / Stundenaufzeichnungen. Nicht alles kann weg, aber insgesamt habe ich jetzt schon mal eben mengenmäßig etwa den Inhalt von drei großen Aktenordnern durch den Aktenvernichter geschoben.

Thorsten hatte folgende Frage:

Wie handhabst du es deinen Mitarbeitern zu "kritischen" Zeiten Urlaub zu gewähren? Ich rede von den typischen Konstellationen: Pfingsten, Weihnachten, Ostern, Silvester, zum Teil auch Sommerferien. Oftmals kommt es dort zu Tagen oder auch Wochen in denen die Urlaubswünsche zu sehr überschneiden und eine ordentliche Besetzung im Markt nicht gegeben ist. Es gibt ja einige Faktoren die Einfluss nehmen, wie z. B. Betriebszugehörigkeit, schulpflichtige Kinder etc …

Wie handhabst du so etwas in deinem Betrieb?

Ganz einfach: Niemand hat hier im Unternehmen irgendeinen Urlaubsanspruch, da wir diesen gleich schon zu Beginn des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses arbeitsvertraglich vollständig ausschließen. Mit dieser zugegebenermaßen recht unkonventionellen Lösung umgeht man kurzerhand sämtliche Diskussionen und mögliche Querelen um die Urlaubszeiten sehr elegant und bekommt als Unternehmer auch noch pro Jahr und Mitarbeiter ein paar Wochen mehr Arbeitsleistung für den gezahlten Lohn.

So. Schnappatmung wieder einstellen.

Es gibt natürlich auch bei uns Zeiten, nämlich die oben erwähnten Feiertage und anderen Termine, an denen am liebsten jeder zu Hause bleiben würde. Aber wir finden dazu eigentlich immer eine Lösung, zumal auch durchaus drei Leute bei uns gleichzeitig Urlaub haben können, wenn deren jeweiligen Aufgabenbereiche nicht miteinander kollidieren.

Ferien: Mitarbeiter/innen mit Kindern haben natürlich ein Vorrecht, in den Ferien ihren Urlaub zu nehmen. Alle anderen müssen ihre Urlaubsplanungen darum herum konstruieren.

Die Arbeitszeiten und Urlaube rund um Feiertage lösen sich eigentlich auch immer ganz entspannt auf. Ostern und Pfingsten sind zumindest bei uns hier die Zeiten, an denen meistens niemand länger zwingend abwesend sein möchte. Weihnachten und Silvester dagegen schon eher. Das lösen wir aber ganz pragmatisch: Es gibt in den beiden Wochen generell keinen Urlaub und wer an Heiligabend arbeitet, kann Silvester frei haben, wer Heiligabend frei haben möchte, muss Silvester ran.

Das ist übrigens der hier schon angekündigte PersonalEinsatzPlan der vergangenen Woche.

Ist schon eine besondere Planung gewesen:
Montag alle Mann, um die Regale auszuräumen und abzubauen. Dienstag war die Planung ursprünglich gleichermaßen vorgesehen, aber da hatten dann doch alle frei und ich war hier den ganzen Tag alleine mit den Monteuren und Handwerkern.
Mittwoch Nachmittag sollten schon die Tiefkühltruhen wieder stehen und mit der Ware aus den alten Truhen bestückt werden, Donnerstag kamen die Regale und wurde mit dem gesamten (verfügbaren) Team eingeräumt.
Freitag und Samstag waren tatsächlich schon so geplant, als wenn wir normal geöffnet hätten. Kam dann zwar etwas verzögert, aber hat ja funktioniert.

Der Plan für die kommende Woche ist auch fertig. Für den Umbau der Getränkeabteilung habe ich am Mittwoch (Nachmittag, bzw. Abend) und den ganzen Donnerstag hoffentlich genügend Hände hier. Wird schon schiefgehen. Notfalls arbeiten wir hier rund um die Uhr und wenn das nicht reicht, nehmen wir noch die Nacht dazu.

Spannender wird noch die übernächste Woche. Da brauchen wir zwar keine Kassen zu besetzen und müssen logischerweise auch nicht die normalen Öffnungszeiten abdecken – aber da heißt es Ware verräumen, Ware verräumen, Ware verräumen …

Im Rahmen meiner Aktion "papierloses Büro" scanne ich derzeit auch sämtliche Personaleinsatzpläne der letzten Jahr(zehnt)e ein, die bei mir bislang einen kompletten Aktenorder prall ausfüllen.

Seit ein paar Jahren drucke ich bei Feiertagen immer irgendwelche bunten Bildchen in die Pläne, damals habe ich sie noch ganz altmodisch mit vielen bunten Aufklebern aus Klatschmagazinen dekoriert.

Manchmal frage ich mich ja, wozu ich überhaupt Einsatzpläne für meine Mitarbeiter erstelle und ausdrucke. Manchmal kitzelt es in den Fingern, aus Provokation nur einen Blankozettel an die Pinnwand zu pappen und den Rest dem Schicksal zu überlassen.